آخرین اخبار : 

استقرار نرم افزار خرید و تدارکات چه تاثیری بر کارآمدی سازمان دارد؟


استقرار نرم افزار خرید و تدارکات چه تاثیری بر کارآمدی سازمان دارد؟

هر سازمان، شرکت و حتی کسب و کارهای کوچک روزانه، هفتگی، ماهانه و … خرید انجام می دهند و نمی توان شرکتی را یافت که خریدی نداشته باشد به خصوص در سازمان ها و نهاد و دستگاه های دولتی که شاید بیشتر با بحث خرید و تدارکات در ارتباط هستند و مهمتر اینکه هر گونه اشتباه در خرید می تواند بسیار شرم آور و پرهزینه باشد. هر خرید نادرست و زائد می تواند ضرر و زیان زیادی را برای شرکت ها و سازمان ها به همراه داشته باشد. از سوی دیگر انجام روند خرید و تدارکات بسیار طولانی می شود و مهمتر اینکه معمولا خرید هایی انجام می شود که غیرضروری است و هزینه روی دست شرکت می گذارد.
به منظور جلوگیری از هر گونه اشتباه فاحش و خرید های غیرضروری و صرفه جویی در پول و زمان وجود ابزار الکترونیکی ضروری است، چرا که کار را ساده می کند. سیستم خرید، یکی از راه های مدیریت خرید است. از این رو نرم افزار خرید و تدارکات به هر گونه کسب و کار کوچک و بزرگ و به خصوص سازمان ها و نهادهای دولتی پیشنهاد می شود.
سیستم خرید و تدارکات راهی است برای نهاد ها و دستگاه های دولتی و حتی شرکت ها و کسب و کارهای کوچک تا کالاهای مورد نیاز و ضروری را با بهترین قیمت خریداری کنند. نرم افزار تدارکات خرید را آسان می کند. در پول صرفه جویی می کند و درکل خط خرید و تدارکات را بهبود می بخشد.
این کار باعث می شود کسب و کار تغییر کند، چرا که شرکت ها و سازمان ها به دنبال افزایش بهره وری هستند و نرم افزار خرید به افزایش بهره وری کمک می کند. تدارکات کسب و کار به معنی پردازش خرید کالا و خدمات است. شرکت ها و سازمان ها برای رقابت با رقیبان خود به بحث خرید و تدارکات اهمیت زیادی قائل هستند حتی آن را جزو برنامه های استراتژیک خود می دانند از این رو به استفاده از نوآوری روی می آورند. با بکارگیری سیستم خرید و تدارکات روند سفارشات بازرگانی و خرید کالا کاهش می یابد. با این سیستم می توان فروشندگان ارجح را گلچین کرد و فروشندگانی را انتخاب کرد که با دستورالعمل های سازمان ها و نهاد ها مطابقت دارند.
نرم افزار خرید و تدارکات مزایای زیادی دیگر نیز دارد. ردیابی خرید را ممکن می سازد و معاملات را می توان مشاهده و کنترل کرد. نرم افزار خرید و تدارکات با سیستم های دیگر مانند حسابداری ارتباط بر قرار می کند و از این رو به مدیریت مالی سرعت می بخشد. دستور سفارشات خرید به صورت خودکار انجام می گیرد و وقتی به پایان قرارداد نزدیک می شود، سیستم تدارکات هشدار می دهد. می توان تقاضای سفارش را مدیریت کرد. می توان سفارشات دریافت شده را مدیریت کرد. می توان داده ها را در یک نقطه مرکزی جمع آوری کرد و حتی برای هزینه های آینده و کمک به بودجه بندی از آنها استفاده کرد. از جمله کارهای دیگری که می توان انجام داد بحث مدیریت فاکتورها، قیمت ها و قرارداد ها است. امکان پرداخت صورتحساب فروشندگان را نیر مهیا می کند و از همه مهمتر جلوی فساد را می گیرد و کارایی در سازمان را بالا می برد.
البته باید گفت در ابتدای کار شاید بحث راه اندازی سیستم خرید و تدارکات در سازمان های و نهادی های دولتی با مقاومت کارکنان مواجه شود چرا که با این سیستم خرید تعداد نیروی کار بحث خرید و تدارکات کاهش می یابد ولی می توان از آنها در همین بخش به گونه های دیگر استفاده کرد. به عبارتی می توان در بخش تحزیه و تحلیل، گزارش دهی ها و … از آنان بهره برد بنابراین باید بحث فرهنگسازی در کنار راه اندازی سیستم مورد توجه قرار گیرد.

مزایای نرم افزار خرید و تدارکات

  • صدور فاکتور خرید برای کالاها و افزایش موجودی بازرگانی بدون انجام عملیات انبارداری و فروش آن در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان گروه بندی درختی فروشندگان تا سطح نامحدود
  • معرفی فیلدهای مورد نیاز تمامی برگه های خرید توسط کاربر با نام گذاری دلخواه در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان نمایش شعبه صادر کننده برگه های خرید
  • امکان پیشنهاد آخرین نرخ خرید کالا در هنگام صدور فاکتور خرید جدید در نرم افزار خرید و تدارکات
  • مشخص نمودن شماره فنی برای هر کالا و استفاده از آن در هنگام نیاز
    امکان نگهداری موجودی ها به دو صورت موجودی بازرگانی و موجودی انبار در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان معرفی بارکد برای کالا و ارتباط آن با دستگاه بارکد خوان و استفاده از آن در مبحث فروش
  • صدور رسید و حواله انبار اتوماتیک در هنگام ثبت فاکتور خرید و برگشت از خرید در نرم افزار خرید و تدارکات در نرم افزار خرید و تدارکات
  • ثبت درخواست خرید توسط بخشهای مختلف سازمان و تبدیل درخواست به سفارش خرید یا فاکتور خرید
  • امکان انجام عملیات مرجوع از خرید عطف به برگه خرید یا حواله برگه های صادره توسط انبار در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان عطف برگه های خرید به فروش و مشاهده سود/زیان هر فاکتور
    امکان مشاهده صادر کننده برگه و ویرایش کننده برگه به همراه تاریخ ویرایش و تاریخ ایجاد برگه در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان تنظیم مراحل توالی ثبت اطلاعات با توجه به نیاز سازمان بصورت انعطاف پذیر به صورتی که ابتدا رسید انبار صادر شده و سپس فاکتور خرید صادر شود و بالعکس
  • امکان انجام موارد کنترل کیفیت کالا تحت عنوان مجوز رسید موقت انبار و سپس عطف رسید انبار به برگه مجوز تایید شده در نرم افزار خرید و تدارکات
  • سیستم عطف حرفه ای بین برگه های خرید و سایر بخشها مانند انبار، فروش، حسابداری و خزانه داری بین سالهای مالی
  • معرفی تاریخ تسویه برگه های خرید و تهیه گزارشات خرید در ارتباط با تاریخ تسویه برگه ها و فراخوانی اتوماتیک در خزانه داری در نرم افزار خرید و تدارکات
  • مشاهده گزارشات حساس مانند : گزارش دفتر معین و خلاصه خرید و سابقه خرید کالا از یک شخص و … در هنگام صدور فاکتور
    و تفکیک سند حسابداری امکان دسته بندی برگه ها به دلخواه کاربر و استفاده از آن در مواقع لازم مانند: ارسال به شرکت دیگر و گزارش گیری در نرم افزار خرید و تدارکات
  • ثبت قراردادهای خرید و انجام عملیات خرید بر اساس قراردادهای موجود به همراه در نظر گرفتن اضافات و کسور قرارداد
  • بررسی وضعیت قراردادها و سفارشات خرید و کنترل اقلام باقیمانده در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان ارسال خروجی اطلاعات در گزارشها و فاکتورها (export) به excel, word، pdf و نرم افزارهای مشابه
  • امکان استفاده از سیستم استعلام قیمت قبل از خرید به نحوی که بهترین کالا را از نظر کیفیت و قیمت خریداری کنید در نرم افزار خرید و تدارکات
  • گزارش فاکتورهای خرید خارجی در فرمتهای مختلف
  • گزارش میزان خرید یک کالا به تفکیک شخص
  • گزارش درخواست خرید کالا در نرم افزار خرید و تدارکات
  • گزارش سفارش خرید خارجی کالا
  • گزارش فاکتور برگشت از خرید کالا
  • امکان تهیه گزارش فاکتور خریدهایی که رسید انبار نشده اند در نرم افزار خرید و تدارکات
  • گزارش رسید انبارهایی که فاکتور خرید برای آنها صادر نشده است
  • گزارش حرفه ای از برگه های عطف و همچنین برگه های ناقص عطف
    گزارش قراردادها و مشاهده مانده قراردادهای صادره و مشاهده مانده قراردادهای صادره در نرم افزار خرید و تدارکات
  • گزارش و نمایش مانده نزد پیمانکار و کالاهای تحویل گرفته شده از پیمانکاران
  • برنامه ریزی خرید و برنامه تأمین مواد با توجه به سفارشات بازار و مشتریان
  • گزارش لیست استعلام ها به تفکیک تامین کننده در نرم افزار خرید و تدارکات
  • در نرم افزار خرید و تدارکات آرپا بیش از ۲۰ گزارش خرید به تفکیک کالا شخص شرایط تسویه اضافات و کسورات و…. در نرم افزار خرید و تدارکات

امکانات سیستم خرید و تدارکات داخلی و خارجی

  • امکان دسترسی تنظیمات اولیه برای ثبت فاکتور با استفاده از آپشن های مربوط برای راحتی کاربر در نرم افزار خرید و تدارکات
  • مشتری پیش فرض – تخفیف پیش فرض – انبار پیش فرض و میانبرهای دیگر در نرم افزار خرید و تدارکات آرپا در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان تعریف شعبه و جداسازی عملیات خرید به تفکیک شعبه (با عوض کردن شعبه کلیه عملیات خرید در شعبه مورد نظر خورده و امکان گزارش گیری هم بصورت آماری و هم حسابداری را به راحتی قابل انجام است. در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان تنظیم شماره برگه در طول سال مالی و مرتب سازی شماره برگه ها براساس تاریخ
  • در نرم افزار خرید و تدارکات ارتباط مستقیم با سایر سیستم ها به صورتی که با ثبت فاکتور خرید، با توجه به تنظیمات شعبه صادر کننده، سند حسابداری در بخش حسابداری بصورت اتوماتیک صادر شده و فاکتور در انبار آماده رسید شده و یا اینکه اتوماتیک رسید می شود و همچنین در قسمت خزانه داری آماده تسویه خواهد شد و در موجودی بازرگانی و انبار عمل می شود در نرم افزار خرید و تدارکات
  • مشاهده مانده حساب اشخاص به همراه وضعیت چکهای دریافتی و پرداختی در ارتباط با شخص در هنگام صدور برگه
  • ارتباط مستقیم نرم افزار خرید و تدارکات با حسابداری و نمایش و تهیه روکش سند اتوماتیک حسابداری از طریق برگه های خرید در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان دسترسی سریع به اطلاعات پایه، ویرایش و تعریف اطلاعات جدید از داخل خود فرم بدون نیاز به خروج از فرم مربوطه
  • الصاق کد برای فروشندگان به صورت اتوماتیک و دستی با قابلیت دادن فرمت مورد نطرکاربر در نرم افزار خرید و تدارکات
  • سیستم خرید و تدارکات کاملا هوشمند جهت الصاق کد اتوماتیک به کالاها به همراه قابلیت تعریف فرمتهای مختلف توسط کاربر و همچنین الصاق کد بصورت دستی
  • امکان وارد نمودن سرویس و خدمات دریافتی همراه با کالاهای خریداری شده و ثبت های حسابداری مربوطه در نرم افزار خرید و تدارکات
    امکان دریافت کالاهای هدیه توسط فروشنده و تشخیص سیستم برای ثبت بهای درست در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان معرفی کامل اضافات و کسور در فاکتور بصورت پارامتریک با توجه به نیاز شرکت در نرم افزار خرید و تدارکات
    امکان معرفی اضافات کسورات موثر در بهای تمام شده کالای خریداری شده
  • معرفی پروژه ها و ثبت فاکتور در ارتباط با پروژه جهت تهیه سود و زیان دقیق هر پروژه در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان پیگیری و گزارش خرید خارجی کالاهای خریداری شده جهت هر پروژه
  • گروه بندی درختی تمامی کالاها تا سطح نامحدود و امکان تهیه گزارش از گروه بندی درختی در گزارشات خرید خارجی
  • ثبت شماره فاکتور اتوماتیک و دستی به همراه وارد نمودن شماره فاکتور ارسالی توسط فروشنده در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان ثبت چندین واحد شمارش با عناوین واحد اصلی و واحدهای فرعی و نمایش گزارشات بر اساس واحدهای اصلی و فرعی و محاسبات بهای تمام شده کالای فروش رفته بر اساس موارد فوق در نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان خرید کالاها بر اساس چهار واحد شمارش متغیر
  • گزارش خلاصه خرید کالا به تفکیک شعبه بصورت تو در تو به نحوی که از این گزارش می توان خلاصه خرید به تفکیک کالا – شخص و در نهایت به تفکیک برگه را در دسترس داشت و می توان به صورت مستقیم وارد برگه شده و اصلاحات لازم را انجام داد در نرم افزار خرید و تدارکات
  • گزارش سابقه خرید یک کالا از یک شخص در هنگام صدور برگه نرم افزار خرید و تدارکات
  • امکان تهیه نمودار میله ای و دایره ای خلاصه خرید به تفکیک کالا به صورت ریالی و تعدادی با انواع فیلترهای متنوع در نرم افزار خرید و تدارکات
  • گزارش کلی کاردکس تعدادی بازرگانی به صورت تو در تو به تفکیک کالا و انبار و ریز برگه های صادره در بخش بازرگانی نرم افزار خرید و تدارکات خارجی
  • تهیه گزارشات خرید فصلی با فرمت دارایی در بازه تاریخی دلخواه در نرم افزار خرید و تدارکات
  • مشاهده مانده حسابهای فروشندگان کالا بصورت کلی
  • گزارش مانده حساب فروشندگان به تفکیک برگه های صادره نرم افزار خرید خارجی
  • گزارش مانده حساب فروشندگان به تفکیک ریز کالاهای موجود در برگه در نرم افزار خرید و تدارکات
  • گزارش کلی مقایسه ای خرید و برگشتی کالاهای خریداری شده
  • امکان تیک نمودن حساب فروشندگان با ابزارهای لازم و نمایش موارد مغایرت و ذخیره نتیجه عملیات در نرم افزار خرید و تدارکات

مطالب مرتبط :